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一笔交易一条时间线
按签约、付款、交期、变更、交货、取消和退款承诺列日期，并逐项链接原始文件。多笔订单先分别对账，不混合主体和余额。
保存承诺的完整语境
保留说话主体、账号、日期、前后消息和附件。对方提到“退款”时，说明是否有条件、金额和付款日，而不是只保存单个词的截图。
列清仍在争议的部分
区分已退款、部分交付、未结余款、抵扣提议和额外费用。标注哪些金额由单据支持，哪些是对方主张或仍需核实。
说明期限与目标
附上合同和平台中已经看到的期限或通知，不自行假设通用时间。说明希望继续交付、退款、和解还是评估进一步程序。
范围与限制
材料齐全不等于一定能够退款；请求和路径仍取决于合同、事实、主体和现实回收条件。